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Umfragen an der Hochschule durchführen

Für die Durchführung von Umfragen an der Hochschule ist eine Reihe von Dingen zu beachten, damit diese umgesetzt werden kann. Je nachdem, welche Art der Befragung durchgeführt wird, wer die Zielgruppe ist und welche Software verwendet wird, sind entsprechende Genehmigungen einzuholen, damit die Befragung durchgeführt werden kann. Insbesondere datenschutzrechtliche Aspekte spielen hier eine Rolle. Im Folgenden sollen alle wichtigen Punkte kurz dargestellt werden.
 

Inhaltsübersicht

Erstellen der Umfrage Genehmigung der Umfrage  

Erstellen der Umfrage

Allgmeine Hinweise

Beim Erstellen der Umfrage ist grundsätzlich darauf zu achten. dass die Fragen kurz und unmissverständlich gestellt sind und die Ansprache der Teilnehmenden geeignet ist. Für jede Umfrage sollte ein entsprechender Einladungstext formuliert werden, aus dem der Zweck der Umfrage hervorgeht sowie - wenn möglich - der Vorteil für den Befragten. Ebenso sollte erkennbar sein, wie viele Fragen die Umfrage hat und/oder wie lange der geschätzte Zeitaufwand für die Beantwortung der Fragen ist. Weiterhin muss den Befragten mitgeteilt werden, welche persönlichen Daten erhoben werden, dass sie mit Teilnahme an der Umfrage der Erhebung der Daten zustimmen und dass sie jederzeit die Zustimmung dieser Erhebung widerrufen können und die erhobenen Daten daraufhin unverzüglich gelöscht werden müssen. Grundsätzlich sollte beim Erstellen der Umfrage darauf geachtet werden, dass die Abfrage von persönlichen Daten auf das unbedingt erforderliche Maß reduziert wird.
 

Zugelassene Software

Um die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten, darf nur bestimmte Software für die Durchführung von Umfragen an der Hochschule verwendet werden. Nach aktuellem Stand (August 2022) sind für die Nutzung an der Hochschule folgende Programme zulässig:

• Für Umfragen unter Menschen (auch) außerhalb der Hochschule: LimeSurvey (Ansprechpartner: Prof. Döpke oder Matthias Melzer (SMK))
• Ebenfalls für Umfragen unter Menschen (auch) außerhalb der Hochschule: Evasys (Ansprechtpartnerin: Sabine Keller)
• Für Umfragen unter Hochschulangehörigen: ILIAS (Ansprechpartner: Dipl.-Kult. Päd. Kai Köhler-Terz)

Die Nutzung anderer Software als der hier genannten (z.B. SurveyMonkey oder LamaPoll) ist nur in begründeten Ausnahmefällen zulässig und darf nur mit Zustimmung des Datenschutzbeauftragten genutzt werden.

Hinweis: Die Nutzung von LimeSurvey ist derzeit noch möglich, das könnte sich in Zukunft jedoch auch ändern. Falls entsprechende Änderungen in Kraft treten, wird diese Information zu gegebener Zeit aktualisiert.

Kleinere Umfragen und Evaluationen können auch im HoMe-Portal durchgeführt werden. Hierbei muss beachtet werden, dass die Befragten in der Veranstaltung oder Studiengruppe, in der die Umfrage durchgeführt wird, eingetragen sind. Die Umfrage kann über die folgenden Schritte erstellt werden: in der Veranstaltung auf den Reiter "Verwaltung" klicken --> im Menü auf der linken Seite auf "Fragebögen" klicken --> nun im Aktionsmenü weiter unten auf der linken Seite auf "Fragebogen erstellen" klicken.
 

Genehmigung der Umfrage

Jede Umfrage, die an der Hochschule durchgeführt werden soll, muss durch den Datenschutzbeauftragten genehmigt werden. Umfragen, welche auch an die Hochschulmitarbeiter gerichtet sind, müssen zudem von der Kanzlerin und dem Personalrat genehmigt werden. Die Antragsformulare sind im ILIAS im Kurs "Datenschutz bei Online-Umfragen und Interviews" zu finden. Dort sind auch nochmal weitere Dokumente mit Hinweisen und eine Checkliste zu finden.
Für die Durchführung von Umfragen sind folgende Formulare auszufüllen:

• Formblatt_Vorabkontrolle_Umfragen_ausfuellbar
• Formblatt-Freigabe_ausfuellbar

Für die Durchführung von Interviews muss zusätzlich das folgende Formular ausgefüllt werden:

• Muster_Einwilligung_Befragungen_02_2021

Die PDF-Formulare sind abzuspeichern und elektronisch auszufüllen.

Für die Genehmigung der Umfrage sind das Antragsformular, der Fragebogen, der Einladungstext an den Datenschutzmanager per E-Mail zu verschicken. Im Falle von Interviews ist zusätzlich die Einwilligungserklärung mit anzuhängen.
Werden Umfragen unter den Hochschulmitarbeitern durchgeführt, sind zudem der Fragebogen und der Einladungstext zur Genehmigung ebenfalls per E-Mail an die Kanzlerin und den Personalrat zu verschicken. Es ist zu beachten, dass die Bearbeitung der Genehmigungen etwas Zeit in Anspruch nimmt und die Befragung gegebenenfalls auf Basis von Hinweisen des Datenschutzamangers nochmals angepasst und eingereicht werden muss. Dementsprechend ist ausreichend Zeit einzuplanen, bis die Umfrage an die Teilnehmer abgeschickt werden kann.

Ist die Umfrage genehemigt wurden, muss noch das Freigabe-Formblatt ausgefüllt werden und an den Datenschutzmanager geschickt werden. Gegebenenfalls ist hierbei die Genehmigung von Kanzlering und Personalrat bei der Befragung von Mitarbeitern mit anzuhängen.

 

Durchführung und Auswertung

Wurde die Freigabe erteilt, kann die Umfrage per E-Mail an die Teilnehmer verteilt werden. Hierzu ist es wichtig, dass der Betreff genutzt wird, welcher auch im Freigabeformular angegeben ist, da die Mail ansonsten vom Rechenzentrum rausgefiltert wird. Wichtig: Die Umfrage darf erst nach erfolgter Freigabe auf dem Server freigegeben werden und auch die Einladungsmail darf erst dann versandt werden. Für den Versand an die Hochschulmitglieder können die Mailinglisten genutzt werden.

Ist der Umfragezeitraum abgelaufen, ist die Umfrage auf der jeweil genutzten Plattform entsprechend zu schließen, sodass sie nicht mehr abgerufen werden kann. Je nachdem, welche Plattform für die Durchführung der Umfrage verwendet wurde, können für die Auswertung die Daten in verschiedene Dateiformate exportiert werden. In LimeSurvey können die Daten beispielsweise als Excel-csv.-, SPSS- oder R-Datei exportiert werden.

 

Nach der Auswertung

Wurden alle Daten ausgewertet und ist der Verwendungszweck nicht mehr gegeben, sind die erhobenen Daten umgehend komplett zu vernichten und die Umfragen wieder vom Server zu löschen.

 

Weiterführende Links

ILIAS-Kurs mit Checkliste, Hinweisen und Antragsformularen
Videotutorial zu Umfragen und LimeSurvey
Datenschutz


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