Beim Erstellen der Umfrage ist grundsätzlich darauf zu achten. dass die Fragen kurz und unmissverständlich gestellt sind und die Ansprache der Teilnehmenden geeignet ist. Für jede Umfrage sollte ein entsprechender Einladungstext formuliert werden, aus dem der Zweck der Umfrage hervorgeht sowie - wenn möglich - der Vorteil für den Befragten. Ebenso sollte erkennbar sein, wie viele Fragen die Umfrage hat und/oder wie lange der geschätzte Zeitaufwand für die Beantwortung der Fragen ist. Weiterhin muss den Befragten mitgeteilt werden, welche persönlichen Daten erhoben werden, dass sie mit Teilnahme an der Umfrage der Erhebung der Daten zustimmen und dass sie jederzeit die Zustimmung dieser Erhebung widerrufen können und die erhobenen Daten daraufhin unverzüglich gelöscht werden müssen. Grundsätzlich sollte beim Erstellen der Umfrage darauf geachtet werden, dass die Abfrage von persönlichen Daten auf das unbedingt erforderliche Maß reduziert wird.<br />
Um die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten, darf nur bestimmte Software für die Durchführung von Umfragen an der Hochschule verwendet werden. Nach aktuellem Stand (August 2022) sind für die Nutzung an der Hochschule folgende Programme zulässig:
<ul>
<li>LimeSurvey (Ansprechpartner: <a class="link-extern" href="
https://www.hs-merseburg.de/hochschule/information/personenverzeichnis/details/person/doepke-joerg-99/" target="_blank" rel="noreferrer noopener">Prof. Döpke</a>)</li>
<li>Evasys (Nutzung aktuell nicht möglich)</li>
<li>ILIAS (Ansprechpartner: Dipl.-Kult. Päd. Kai Köhler-Terz)</li>
</ul>
<br />
Die Nutzung externer Software ist nur in begründeten Ausnahmefällen zulässig und darf nur mit Zustimmung des Datenschutzbeauftragten genutzt werden.<br />
<br />
<strong>Hinweis:</strong> Die Nutzung von Evasys für Umfragen ist derzeit nicht möglich. Die Nutzung von LimeSurvey ist derzeit noch möglich, das könnte sich in Zukunft jedoch auch ändern. Falls entsprechende Änderungen in Kraft treten, wird diese Information zu gegebener Zeit aktualisiert.<br />
<h3><a id="Umfragegenehmigung" name="Umfragegenehmigung"></a>Genehmigung der Umfrage</h3>
Jede Umfrage, die an der Hochschule durchgeführt werden soll, muss durch den Datenschutzbeauftragten genehmigt werden. Umfragen, welche auch an die Hochschulmitarbeiter gerichtet sind, müssen zudem von der Kanzlerin und dem Personalrat genehmigt werden. Die Antragsformulare sind im ILIAS im Kurs "<a class="link-extern" href="
https://ilias.hs-merseburg.de/ilias.php?ref_id=56201&cmdClass=ilrepositorygui&cmdNode=yh&baseClass=ilrepositorygui" target="_blank" rel="noreferrer noopener">Datenschutz bei Online-Umfragen und Interviews</a>" zu finden. Dort sind auch nochmal weitere Dokumente mit Hinweisen und eine Checkliste zu finden.<br />
Für die Durchführung von Umfragen sind folgende Formulare auszufüllen:
<ul>
<li>Formblatt_Vorabkontrolle_Umfragen_ausfuellbar.pdf</li>
<li>Formblatt-Freigabe_ausfuellbar.pdf</li>
</ul>
Für die Durchführung von Interviews muss zusätzlich das folgende Formular ausgefüllt werden:
